Klauzula informacyjna

W związku z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”) oraz art. 88 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych.

I. Administratorzy Danych

Odrębnymi administratorami Państwa danych osobowych są:

1. Medup Technology Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1A, 27-200 Starachowice, KRS: 0001132653, REGON: 529916910 (dalej „Beneficjent” lub „Spółka”).

2. Minister Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR), pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027 (FEPW 2021–2027), z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa.

3. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), pełniąca funkcję Instytucji Pośredniczącej dla FEPW 2021–2027, z siedzibą przy ul. Pańskiej 81/83, 00-834 Warszawa.

II. Cele i Dobrowolność Podania Danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. Realizacji projektu Nr FEPW.01.01-IP.01-0865/25 - Medmatch - innowacyjna platforma IT do automatyzacji procesów rekrutacji, dopasowywania grafików i zarządzania elastycznym zatrudnieniem lekarzy oraz pielęgniarek w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027, w szczególności w celach sprawozdawczych, kontrolnych i audytowych.

2. Podjęcia działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy (np. z dostawcami usług), w tym w celach kontaktowych.

3. Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, np. związanych z rachunkowością.

4. Ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest prawnie uzasadnionym interesem Spółki.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji powyższych celów. Odmowa ich podania może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy.

III. Podstawy Prawne Przetwarzania

Przetwarzamy Państwa dane na następujących podstawach prawnych:

1. W celu realizacji projektu, sprawozdawczości, kontroli i audytu – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Obowiązki te wynikają w szczególności z:

   • Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027.

   • Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r.

   • Umowy o dofinansowanie projektu nr FEPW.01.01-IP.01-0865/25.

2. W celu zawarcia i wykonania umowy (np. z personelem projektu, dostawcami, wykonawcami) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną, lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3. W celu wypełnienia obowiązków księgowych i podatkowych – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającego z przepisów takich jak ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa.

4. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na ochronie jego praw.

IV. Rodzaje Przetwarzanych Danych

W związku z realizacją projektu FEPW 2021-2027, możemy przetwarzać następujące rodzaje danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, PESEL.

• Dane związane z zakresem uczestnictwa w projekcie: kwota wynagrodzenia, forma i okres zaangażowania.

• Dane osób fizycznych widniejące na dokumentach potwierdzających wydatki: np. numer rachunku bankowego.

V. Dostęp do Danych Osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć upoważnieni pracownicy i współpracownicy każdego z administratorów oraz podmioty, którym powierzono lub udostępniono dane, w tym:

1. Instytucja Audytowa oraz inne instytucje Unii Europejskiej uprawnione do kontroli.

2. Podmioty, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności (np. dostawcy usług chmurowych i poczty elektronicznej).

VI. Okres Przechowywania Danych

Państwa dane będą przechowywane do momentu zakończenia realizacji i rozliczenia projektu FEPW 2021–2027 oraz przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie archiwizacji, kontroli oraz dochodzenia roszczeń. Dane zawarte w dokumentacji księgowej będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

VII. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.

• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych.

• Prawo do usunięcia danych.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.

• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

• Prawo do przenoszenia danych.

• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja Państwa praw może podlegać ograniczeniu zgodnie z przepisami RODO lub innymi przepisami prawa, jeżeli będzie to konieczne do wywiązania się z obowiązku prawnego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

VIII. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji

Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

IX. Przekazywanie Danych do Państwa Trzeciego

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.

X. Odbiorcy Danych

Odbiorcami Państwa danych mogą być podmioty wskazane w punkcie V niniejszej informacji.

XI. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt:

1. Beneficjent – Medup Technology Sp. z o.o.:

   • Pocztą tradycyjną: ul. Adama Mickiewicza 1A, 27-200 Starachowice.

   • Elektronicznie: kontakt@medup.technology.

2. IOD MFiPR:

   • Pocztą tradycyjną: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.

   • Elektronicznie: IOD@mfipr.gov.pl.

3. IOD PARP:

   • Pocztą tradycyjną: ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa.

   • Elektronicznie: iod@parp.gov.pl.